Pubblicato il
11.5.2022
6.10.2021
Modificare e gestire i documenti in modo efficiente: con Document Services, ISS offre una soluzione per la digitalizzazione della posta e dell’archivio.
Olivier Rickenbacher, Head Documents Services
«La digitalizzazione della posta e dell’archivio accelera il flusso di informazioni.»
Da marzo 2021 la posta viene elaborata digitalmente nel nuovo Mail & Scan Center di Zurich. Quasi 30 collaboratori ISS elaborano oltre 1,25 milioni di invii e scansionano 1,4 milioni di documenti all'anno. ISS, in soli dodici mesi, ha strutturato un Mail & Scan Center per Zurich Svizzera con la tecnologia più avanzata, processi efficienti e i più alti standard di sicurezza. Ciò consente un Enterprise Content Management (ECM) secondo gli standard più moderni. Qui sono a disposizione contenuti, dati e documenti per supportare i processi fondamentali che sono oggi di importanza centrale per il funzionamento efficiente di un fornitore di servizi finanziari. ISS è responsabile dell'ECM di diversi canali, come posta esterna e interna, posta elettronica e archivio.
La digitalizzazione dei documenti in forma cartacea è una delle attività principali del mandato di servizio di ISS. Durante l’elaborazione di una tale mole di documenti di diverse forme, è fondamentale una procedura sistematica. Si distinguono i seguenti processi:
Nella fase Early Scanning viene elaborata la posta esterna in entrata. Grazie alla preselezione da parte di LA POSTA, ISS può aprire e scansionare gran parte della posta sugli ultramoderni scanner OPEX in una sola operazione. Anche le spedizioni rimanenti, dopo uno smistamento a più livelli e se non devono essere consegnate fisicamente, vengono inoltrate alla scansione.
Durante il Late Scanning i casi chiusi e i dossier consegnati dagli addetti dell'assicuratore vengono scansionati per l'archivio elettronico.
Nel Back Scanning le giacenze fisiche di archivio più grandi sono digitalizzate su base di progetto, ad esempio per identificare le regolarità in determinati casi di danni
Inoltre, esistono numerosi ulteriori casi speciali, come i documenti che devono essere scansionati ma anche consegnati fisicamente, contenuti di microfilm, CD, chiavette USB, oggetti 3D (prove) che vengono fotografati oppure l'indicizzazione di e-mail, in cui e-mail e allegati vengono convertiti e integrati con informazioni. Poiché il trattamento dei documenti coinvolge anche dati sensibili o informazioni personali, gli standard di sicurezza sono molto alti.
ISS si occupa per Zurich dello sportello postale presso la sede centrale e di altri tre punti presso varie sedi regionali. I servizi richiedono una conoscenza approfondita dell'organizzazione e dei processi lavorativi del cliente. Non tutto ciò che arriva all'ufficio postale può essere scansionato: gli invii pubblicitari vengono selezionati durante lo smistamento; ad esempio, i biglietti d'auguri continuano ad essere consegnati fisicamente al destinatario. Per queste consegne, tra l'altro, circola costantemente un corriere tra le sedi del cliente nella zona di Zurigo.
Oltre alla posta in entrata, il team ISS supporta il cliente anche nella posta in uscita, ad esempio, durante l’invio di e-mail di massa, polizze, fatture e promemoria. Anche la posta elettronica centrale in entrata è controllata e distribuita da ISS, Inoltre c'è l'archivio fisico, che ISS gestisce insieme a un partner di servizi dopo l'inventario completo e la centralizzazione di 33 chilometri di atti.
Head Document Services presso ISS
Dopo il suo bachelor in scienze economiche nel 2018 Olivier Rickenbacher completato il programma ISS Global Management Trainee. Ha potuto approfondire le sue conoscenze direttamente con i clienti in patria e all'estero. Tornato alla ISS Svizzera, ha assunto diversi incarichi come Project Manager, tra cui lo sviluppo e l'introduzione del nuovo settore Document Services, di cui è anche responsabile dal 2021.
Intervista
Abbiamo presentato la nostra offerta per Zurich con concetti ben costruiti. Possiamo inoltre contare su partner esperti in questioni tecniche, come l’IT e la sicurezza dei dati. E infine, per quanto riguarda le posizioni chiave, siamo riusciti a reclutare nella nuova gestione collaboratori esperti con lunga esperienza dal precedente fornitore di servizi. A questo aggiungiamo l'impegno superiore alla media di tutti i membri del team nella gestione della sfida.
Convincere i collaboratori che questo cambiamento per loro è vantaggioso richiede una comunicazione aperta e diretta. Abbiamo poi adeguato i processi allo scopo di ridurre il numero di interfacce e definire in modo preciso le responsabilità. Questi cambiamenti rendono più interessante l’attività per i collaboratori responsabili. Questo li ha convinti.
Reclutiamo un team altamente specializzato, dotato della migliore tecnologia e che può quindi reagire vicino al cliente in modo agile e flessibile alle nuove esigenze. Dalla collaborazione con forti partner IT, possiamo offrire da un unico fornitore soluzioni competenti e modulari per l'elaborazione e l'archiviazione della posta digitale, fornendo così al cliente un flusso di informazioni semplificato e accelerato. Anche i costi possono essere ottimizzati in modo sostenibile, da un lato attraverso processi efficienti e dall'altro attraverso un'organizzazione snella di tutte le richieste di FM e logistica.
«Possiamo ottimizzare in modo sostenibile i costi attraverso processi efficienti e un'organizzazione snella di tutte le questioni di FM e logistica.»
Un punto di forza importante di ISS è il grande pool di personale. Per incarichi aggiuntivi che richiedono un intenso lavoro, come l'imballaggio di un grosso ordine di spedizione o un trasloco di un archivio, possiamo sempre fornire le forze necessarie apportando ulteriori collaboratori dal mandato stesso o da altre parti dell'azienda.
La protezione dei dati è una questione centrale per noi, la perseguiamo su diversi livelli. Con misure di sicurezza fisiche, come lettori biometrici, serrature, sistemi di monitoraggio oppure veicoli con vetri oscurati, ci confiniamo nel mondo reale. Attraverso misure di sicurezza tecniche, come la crittografia dei dati, l’autenticazione a due fattori, una rigida gestione delle autorizzazioni e un'infrastruttura IT completamente autonoma e sicura in un centro di calcolo svizzero, ci rendiamo sicuri nello spazio virtuale. Sensibilizziamo inoltre costantemente i nostri collaboratori nella gestione dei documenti e delle informazioni, utilizzando ad esempio l'e-learning.
L’inizio del mandato presso Zurich è stato impegnativo, poiché l'implementazione è anche avvenuta in tempi molto stringenti. Ma impariamo velocemente e in poco tempo abbiamo già acquisito tanta esperienza preziosa che desideriamo applicare anche in altri mandati.
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«Possiamo ottimizzare in modo sostenibile i costi attraverso processi efficienti e un'organizzazione snella di tutte le questioni di FM e logistica.»
Olivier Rickenbacher, Head Documents Services
«La digitalizzazione della posta e dell’archivio accelera il flusso di informazioni.»
«Possiamo ottimizzare in modo sostenibile i costi attraverso processi efficienti e un'organizzazione snella di tutte le questioni di FM e logistica.»
Olivier Rickenbacher, Head Documents Services
«La digitalizzazione della posta e dell’archivio accelera il flusso di informazioni.»
Geri Krischker
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